Réceptionniste - Aldar Education (UAEN)

Aldar Education recherche un(e) réceptionniste de nationalité émiratie pour son siège social à Abu Dhabi. Il s'agit d'une opportunité passionnante pour un(e) professionnel(le) qualifié(e) de rejoindre la famille d'écoles Aldar, qui connaît un grand succès, et de contribuer à façonner l'avenir du principal groupe scolaire d'Abu Dhabi.

Depuis sa création en 2007 avec seulement 250 élèves, Aldar Education est devenu un prestataire d'éducation très recherché, avec plus de 25 écoles et académies premium et super-premium détenues et gérées, en partenariat avec certaines des institutions les plus prestigieuses du monde, notamment Rugby School, King's College Wimbledon et Cranleigh. Le groupe sert désormais plus de 38 000 étudiants grâce à 5 000 éducateurs de plus de 100 nationalités, pour offrir une éducation de classe mondiale à travers un large éventail de programmes et de parcours d'apprentissage, de la maternelle à la 12e année.

Chez Aldar Education, notre impact va bien au-delà de la salle de classe : nous sommes fiers de contribuer à la vision des EAU pour une économie durable, basée sur la connaissance, grâce à une éducation de qualité supérieure. Dans cette optique, nous recrutons des éducateurs et des professionnels de l'industrie qui non seulement incarnent nos valeurs et notre éthos culturel, mais apportent également une véritable passion pour l'éducation – des qualités essentielles à notre mission de former les leaders de demain.

Si vous êtes passionné(e) par l'excellence et prêt(e) à avoir un impact significatif, nous vous invitons à postuler et à faire partie de notre parcours.

Il s'agit d'une opportunité passionnante de rejoindre la famille d'écoles Aldar, qui connaît un grand succès, et de contribuer à façonner l'avenir du principal groupe scolaire d'Abu Dhabi.

En tant que représentant(e) de première ligne du siège social d'Aldar Education, le/la réceptionniste joue un rôle crucial dans la prestation d'un service client exceptionnel tout en répondant aux besoins administratifs et opérationnels du bureau. Ce rôle implique d'être le premier point de contact pour tous les visiteurs, de créer un environnement accueillant et professionnel, et de fournir un soutien vital pour assurer le bon fonctionnement des opérations quotidiennes.

Qualifications minimales :

• Certificat/Diplôme d'études secondaires ou licence.

Expérience minimale :

• Au moins 3 ans d'expérience dans un rôle axé sur le client, de préférence dans la région.
• Une expérience préalable dans le secteur de l'éducation est un avantage.

Connaissances et compétences spécifiques au poste :

• Maîtrise de l'anglais (oral et écrit) ; la maîtrise de l'arabe est préférée.
• Grande attention aux détails avec la capacité de gérer les tâches avec diligence et de les terminer dans les délais impartis.
• Efficacité multitâche et capacité à travailler sous pression.
• Bien organisé(e) et capable de gérer plusieurs tâches de manière autonome.
• Excellentes compétences interpersonnelles, en particulier dans un environnement diversifié et multiculturel.
• Volonté de faire des efforts au-delà des heures de travail normales si nécessaire.
• Maîtrise de l'utilisation des équipements de bureau (PC, photocopieur, etc.).
• Maîtrise avancée de Microsoft Office et Outlook 365.

Ce que nous offrons :

Aldar Education est une famille d'écoles de classe mondiale, centrées sur l'enfant et innovantes, basées aux Émirats arabes unis. Nous éduquons les élèves au sein de notre groupe d'écoles détenues et gérées et, à mesure que nous grandissons, notre besoin de leaders scolaires et éducatifs hautement qualifiés, inspirants et dévoués augmente également. Nous offrons un package de rémunération attrayant comprenant une gamme d'avantages. Notre modèle d'apprentissage axé sur l'avenir inclut à la fois les élèves et le personnel, c'est pourquoi nous accordons une importance particulière au développement professionnel, au coaching et à la formation.

Les candidat(e)s retenu(e)s auront accès à un large réseau de professionnels et à des opportunités de diriger et de contribuer à la formation d'autres personnes, ainsi qu'à leur propre développement.

Cette description de poste n'est pas exhaustive. Aldar Education se réserve le droit de modifier cette description de poste à tout moment. Nous sommes un employeur garantissant l'égalité des chances, engagé envers un environnement de travail diversifié et inclusif. Nous sommes dédiés à notre stratégie de développement national et encourageons les ressortissants des EAU à postuler à notre entreprise.

Aldar Education s'engage à protéger et à promouvoir le bien-être des enfants et des jeunes et attend de tout son personnel qu'il partage cet engagement. Les offres de nomination sont soumises à des références satisfaisantes et à une vérification du casier judiciaire.

Principales responsabilités :

• Offrir un service client de haute qualité à tous les visiteurs, représentant le siège social d'Aldar Education avec professionnalisme et intégrité.
• Accueillir tous les visiteurs de manière courtoise, amicale et efficace, en assurant une première impression positive.
• Posséder et maintenir une compréhension approfondie des services, politiques et procédures d'Aldar Education.
• Fournir un soutien général de bureau et administratif tel que la photocopie, le classement, la télécopie et la réponse à la correspondance courante.
• Soutenir le directeur exécutif des opérations avec des tâches administratives, y compris la collecte de rapports de données et la gestion de calendrier.
• Gérer les registres des visiteurs et générer des rapports sur les activités du bureau, tels que le nombre de visiteurs et les horaires des réunions.
• Trier et distribuer le courrier entrant et gérer la correspondance sortante.
• Assister et participer activement aux réunions et briefings pertinents.
• Répondre et acheminer les appels téléphoniques entrants conformément au protocole téléphonique d'Aldar Education, assurant un traitement professionnel de toutes les demandes.
• Maintenir l'apparence de la zone de réception, en veillant à ce qu'elle soit toujours rangée et équipée des matériaux nécessaires (par exemple, stylos, formulaires, brochures).
• Fournir des informations de base et précises en personne, par téléphone ou par e-mail.
• Aider l'équipe en gérant les appels entrants et sortants et en enregistrant les demandes d'admission dans les systèmes pertinents.
• Répondre aux demandes téléphoniques et par e-mail rapidement et professionnellement, en utilisant le système de référence établi pour acheminer les communications de manière appropriée.
• Soutenir la direction et l'équipe opérationnelle avec diverses tâches, démontrant flexibilité et une approche proactive pour l'exécution des fonctions.

Opérations générales :

Mettre en œuvre et maintenir les politiques, systèmes et processus opérationnels pour assurer un environnement de travail productif et efficace. Suivre et enregistrer les visiteurs externes, en collaborant avec la sécurité pour assurer une expérience fluide des visiteurs. Aider à la compilation de données pour les rapports mensuels, trimestriels et annuels, tel que demandé par le responsable des opérations du siège social. Identifier et signaler les problèmes de maintenance ou de nettoyage, en fournissant des recommandations d'amélioration. Participer aux réunions de direction, en fournissant les données et informations pertinentes si nécessaire.

• Exigences supplémentaires possibles pendant les périodes de pointe, lorsque des événements peuvent être organisés, y compris les week-ends ou les soirées tardives.
• Effectuer toutes autres tâches jugées raisonnables et nécessaires par l'équipe des opérations, assurant un soutien complet à la fonction opérationnelle globale.

Leadership et gestion :

Gérer les zones de réception du hall et du 1er étage, assurant une expérience d'arrivée et de départ fluide pour tous les invités. Superviser et gérer les réservations de salles de réunion et les systèmes associés, assurant des opérations fluides. Communiquer les horaires quotidiens et les prévisions de réunions à l'équipe des opérations du siège social par e-mail.

Finance, Commercial et Achats :

S'assurer que tous les processus d'achats et financiers suivent les procédures de Délégation d'Autorité, en travaillant en étroite collaboration avec le supérieur hiérarchique pour compléter les documents nécessaires.

Gestion des relations et des parties prenantes :

Promouvoir les valeurs fondamentales d'Aldar Education, en maintenant des normes élevées de service et de professionnalisme. Assurer la conformité avec les réglementations gouvernementales et les politiques internes pour éviter les pénalités et les amendes. Soutenir les audits internes et externes, en veillant à ce que toutes les recommandations soient traitées en temps opportun. Construire et maintenir des relations positives et professionnelles avec le personnel interne et les parties prenantes externes, favorisant un environnement de travail collaboratif et efficace.

Santé, Sécurité et Environnement (HSE) :

Agir en tant que personne responsable de la conformité HSE, en veillant à ce que le siège social d'Aldar Education respecte toutes les réglementations applicables en matière de santé et de sécurité. Promouvoir une culture de sécurité proactive au sein du bureau et signaler tout risque ou danger identifié au supérieur hiérarchique en temps opportun.