Agent d'administration

Informations générales

Réf. #

232368

Lieu

Qatar-Doha

Famille d'emplois

Non spécifié

• Date de clôture : 2026-04-15

Description

À propos du rôle En tant qu'Agent d'administration, vous fournirez un éventail de soutien administratif, logistique et organisationnel au Vice-Président ainsi qu'à l'ensemble de l'équipe. Vous gérerez et évaluerez les demandes administratives au sein du département et veillerez à ce qu'elles respectent toutes les directives de l'entreprise, y compris, mais sans s'y limiter, les propositions, les mouvements de personnel, les demandes de congés/voyages professionnels, les demandes de remboursement de billets, les requêtes/propositions liées aux agences, la rédaction de correspondances avec les parties prenantes internes et externes. Vous appuierez efficacement la préparation de rapports et gérerez des projets spéciaux liés aux activités du département, tout en traitant avec tact toute correspondance hautement confidentielle et sensible nécessitant un degré élevé de discrétion.

Responsabilités spécifiques :

• Gérer et coordonner les communications internes et externes, y compris la gestion de tous les appels au bureau du VP de manière efficace et professionnelle. Gérer de manière autonome la correspondance avec les parties internes et externes, en se basant sur les directives et les lignes directrices établies par le VP.
• Agir comme premier point de contact pour les requêtes entrantes des parties prenantes externes et internes. Enregistrer, filtrer, diffuser et communiquer toutes les affaires entrantes et sortantes au VP en prenant des mesures de suivi si nécessaire.
• Agir comme le lien entre le département des Finances et les autres départements QR connexes ainsi que les parties prenantes externes.
• Fournir un soutien administratif confidentiel assurant le bon déroulement des opérations quotidiennes du VP, y compris la réponse au téléphone, la distribution du courrier, le traitement de texte, la préparation de présentations PowerPoint, la rédaction de lettres, les communications électroniques, la prise de procès-verbaux, la création et la maintenance de feuilles de calcul Excel, la saisie de données dans des bases de données, la gestion de bases de données, l'établissement et la maintenance de systèmes de classement, la gestion d'agenda, la photocopie, la télécopie et toute autre tâche connexe.
• Organiser des réunions internes et externes et fournir le soutien administratif nécessaire tel que la préparation de matériel, de graphiques et de rapports, prendre des procès-verbaux et les distribuer selon les besoins.
• S'assurer que l'emploi du temps quotidien est correctement planifié et que le supérieur hiérarchique est informé de son emploi du temps quotidien et du lieu. Responsable de la production de documents commerciaux, y compris, mais sans s'y limiter, la rédaction de rapports, la création de présentations et la préparation et la distribution de feuilles de calcul.
• Responsable de s'assurer que la structure, les normes, les processus et les outils définis par l'entreprise sont en place et maintenus.
• Aider à la maintenance et à la mise en œuvre des politiques et procédures dans les domaines des ressources humaines, de la santé et de la sécurité.
• Organiser les voyages et les hébergements hôteliers conformément aux directives et procédures convenues.
• Responsable du soutien au supérieur hiérarchique et au département dans la réalisation des projets planifiés dans les délais impartis, en termes de documentation, de suivis, de coordination des tâches.
• Planifier, organiser et prioriser les tâches afin de respecter les délais, ainsi que travailler avec une supervision minimale et assister aux réunions si nécessaire pour prendre des procès-verbaux, gérer l'administration, aider à la rédaction de rapports.
• Maintenir le plus haut niveau de conduite professionnelle à tout moment avec les clients et les collègues.
• Aider à passer des commandes de mobilier, à aménager des bureaux comme demandé afin de répondre à l'expansion rapide du Département.
• S'assurer que des informations précises et pertinentes sont disponibles et fournies au chef de division, selon les besoins.
• Aider à la liaison avec le département de maintenance pour les travaux de maintenance et le département informatique pour les travaux connexes.
• S'occuper des travaux externes liés au parking et autres si et quand nécessaire.
• Effectuer d'autres tâches connexes, telles qu'assignées, dans le but d'assurer le fonctionnement efficace et efficient de l'unité de travail.
• Effectuer d'autres tâches du département liées à son poste, telles que dirigées par le Chef de département.

Faites partie d'une histoire extraordinaire Vos compétences. Votre imagination. Votre ambition. Ici, il n'y a pas de limites à votre potentiel et à l'impact que vous pouvez avoir. Vous trouverez des opportunités infinies de croissance et de travailler sur les défis les plus grands et les plus gratifiants qui développeront vos compétences et votre expérience. Vous avez la chance de faire partie de notre avenir et de construire la vie que vous souhaitez tout en faisant partie d'une communauté internationale. Notre meilleur est ici et reste à venir. Pour nous, l'impossible n'est qu'un défi. Rejoignez-nous alors que nous osons réaliser ce qui n'a jamais été fait auparavant.

Ensemble, tout est possible.

Qualification

À propos de vous

• Diplôme de licence ou équivalent avec un minimum de 3 ans d'expérience professionnelle pertinente
• Expérience antérieure dans un environnement dynamique et multitâche.
• Excellentes compétences relationnelles et de réseautage.
• Excellente maîtrise de la langue anglaise.
• Compétences commerciales et sens des affaires avérés.
• Capacité à développer un bon réseau au sein de QR.
• Solides compétences en prise de décision et en résolution de problèmes.
• Excellentes compétences en planification et en gestion du temps.
• Très bonne maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, Access, PowerPoint et Outlook).
• Capacité à travailler de manière autonome, ainsi qu'en équipe.
• Souci du détail, même sous pression.
• Capacité à s'auto-organiser, à gérer son temps, à prioriser son travail et à respecter les délais.
• Solides compétences interpersonnelles et en communication verbale.
• Travail d'équipe et établissement de relations.
• Communication et influence.
• Planificateur proactif et stratégique.
• Axé sur les solutions.
• Fait preuve d'intégrité et d'honnêteté avec la capacité de gagner la confiance et le respect des autres.
• Calme sous pression.
• Engagé, enthousiaste et motivé.
• Volonté et désir d'accueillir de nouvelles idées et de saisir des opportunités.
• Volonté d'accepter et d'encourager les défis constructifs.

À propos du groupe Qatar Airways Notre histoire a commencé avec quatre avions. Aujourd'hui, nous excellons dans 12 entreprises différentes qui ne font qu'une. Nous avons connu une croissance rapide, battu des records et établi des tendances que d'autres suivent. Nous ne nous laissons pas ralentir par la peur de l'échec. Au contraire, nous osons réaliser ce qui n'a jamais été fait auparavant. Ainsi, que vous créiez une expérience unique pour nos clients ou que vous innoviez en coulisses, chaque personne contribue à notre fière histoire. Une histoire de croissance spectaculaire et de détermination. Il est temps d'apporter vos meilleures idées et votre passion dans un lieu où votre ambition ne connaîtra aucune limite, et de faire partie d'une communauté véritablement mondiale.

Comment postuler Si vous êtes prêt(e) à rejoindre une équipe progressiste et à avoir une carrière stimulante et enrichissante, postulez dès maintenant en téléchargeant votre CV (en anglais uniquement) et en remplissant notre formulaire de candidature rapide.

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