Objectif du Poste :

Gérer, contrôler et maintenir tous les documents, dessins et correspondances liés au projet, aux formats électronique et papier. Assurer le bon flux des documents entre le site, le siège social, les consultants, les sous-traitants et les clients, conformément aux procédures de l'entreprise et aux normes ISO.

Responsabilités Clés :

1. Gestion Documentaire

• Établir et maintenir un système de contrôle des documents bien organisé pour tous les documents du projet (dessins, soumissions techniques, demandes d'information (RFI), approbations de matériaux, correspondances, rapports, etc.).
• S'assurer que tous les documents entrants et sortants sont correctement enregistrés, classés et distribués aux parties prenantes concernées.
• Gérer le système de gestion électronique des documents (GED) tel qu'Aconex, Procore ou un SGD interne.
• Maintenir à jour les registres de documents pour les dessins, les bordereaux d'envoi et les révisions.

2. Dessins et Soumissions

• Recevoir, réviser et distribuer les dessins d'atelier, les plans d'exécution et les révisions de conception aux ingénieurs concernés.
• Suivre les soumissions et s'assurer des réponses rapides des consultants/clients.
• Maintenir les journaux de contrôle des dessins et mettre à jour le statut des révisions.

3. Correspondance et Communication

• Enregistrer et suivre toutes les correspondances du projet entre l'entrepreneur, le consultant et le client.
• Assurer le classement approprié de toutes les lettres, mémos et e-mails liés aux activités du projet.
• Préparer et émettre les bordereaux de transmission de documents et les rapports de soumission.

4. Qualité et Conformité

• S'assurer que les procédures de contrôle des documents sont conformes aux exigences QA/QC de l'entreprise et aux normes ISO 9001.
• Archiver systématiquement les documents remplacés et obsolètes pour la traçabilité.
• Soutenir le service QA/QC lors des audits et des revues documentaires.

5. Coordination

• Coordonner avec les ingénieurs de site, les consultants, les sous-traitants et le siège social pour le flux des documents.
• Fournir un support administratif et documentaire aux équipes de gestion de projet.
• Assurer la confidentialité et l'accès contrôlé aux informations sensibles du projet.

Qualifications et Compétences :

• Diplôme ou Licence en Ingénierie, Gestion de la Construction ou Administration des Affaires.
• Minimum 3 à 5 ans d'expérience en tant que Contrôleur de documents dans une entreprise de construction, de préférence sur des projets de bâtiments de grande hauteur à Dubaï ou dans le CCG.
• Solide connaissance des systèmes de contrôle des documents (ex: Aconex, Primavera Contract Management ou similaire).
• Maîtrise de MS Office (Word, Excel, Outlook) et Adobe Acrobat.
• Excellentes compétences organisationnelles et souci du détail.
• Solides compétences en communication et en coordination.
• Capacité à travailler sous pression et à respecter les délais.

Livrables Typiques :

• Registre des documents / Registre des dessins mis à jour
• Rapports hebdomadaires et mensuels sur l'état des soumissions
• Journal des correspondances mis à jour
• Copies papier et électroniques de tous les enregistrements du projet correctement archivées

Types d'emploi : Temps plein, Permanent